SOL Zintegrowany System
Zarządzania Zasobami Lokalowymi
Nowoczesny i elastyczny system informatyczny przeznaczony dla spółdzielni mieszkaniowych, administratorów wspólnot mieszkaniowych i innych zarządców nieruchomości.
Nieruchomości
Nieruchomości
- ewidencja nieruchomości oraz budynków wchodzących w ich skład,
- ewidencja działek oraz szczegółowych powierzchni (np. związanych z działalnością gospodarczą),
- ewidencja ksiąg wieczystych w pełnym układzie działów,
- automatyczne wyliczenia powierzchni w nieruchomościach i należących do nich budynkach na podstawie powierzchni lokali, udziałów i innych parametrów, wg elastycznie konfigurowalnych reguł wyliczania,
- analizy księgowe oparte o nieruchomości,
- automaty księgowe dla nieruchomości,
- zestawienia dotyczące nieruchomości oraz wyliczanie udziałów właścicieli,
- zestawienia dotyczące działek i ksiąg wieczystych,
- zestawienie danych do deklaracji podatku od nieruchomości.
Jednolity Plik Kontrolny
Jednolity Plik Kontrolny
Realizacja ustawowego obowiązku raportowania w formie elektronicznej:
- generowanie zbiorów JPK bezpośrednio z systemu,
- składanie podpisu elektronicznego,
- automatyczne przesyłanie zbiorów na serwery Ministerstwa,
- pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru.
Czynsz
Czynsz
- hierarchiczna ewidencja osiedli, wspólnot, budynków/nieruchomości i lokali,
- hierarchiczna ewidencja stawek (w tym VAT),
- możliwość samodzielnego definiowania wielu elementów i słowników, np.: składniki opłat (w tym rozumiane również jako zaliczki),
- rejestry grupujące opłaty, tak aby można je oddzielnie windykować,
- typy lokali i ich różne statusy,
- konta sprzedaży,
- …i wiele innych.
Woda
Woda
- pełna historia zmian wodomierzy w lokalu,
- możliwość prowadzenia ewidencji legalizacji wodomierzy,
- pełna historia zużyć na każdym wodomierzu oraz opartych na nich obciążeń i rozliczeń,
- pełna historia zmian cen i stawek podatku VAT,
- obsługa różnych typów wodomierzy, w tym cyrkulacyjnych,
- możliwość wystawienia faktury VAT za zużycie po każdym odczycie,
- rozliczenia okresowe, np. automatyczne rozliczanie zaliczek,
- obsługa opłat stałych i abonamentów.
PRZEDPŁATY i SALDA ROZLICZEŃ MEDIÓW
PRZEDPŁATY i SALDA ROZLICZEŃ MEDIÓW
Umożliwia elektroniczny eksport danych o dokonanych przedpłatach do firm rozliczających media (głównie ciepło, ale również np. woda) oraz import sald i nowych zaliczek po rozliczeniach dokonanych przez firmy zewnętrzne. Możliwość automatycznego wystawiania faktur korygujących / rozliczeniowych na podstawie otrzymanych sald dla lokali usługowych.
KOSZTY MEDIÓW
KOSZTY MEDIÓW
Na etapie wdrożenia dla każdego punktu odbioru konfigurowane są tzw. procedury podziału kosztów, które na podstawie kosztów źródłowych (z faktury dostawcy) w sposób całkowicie zautomatyzowany (korzystając z innych danych systemu, np. sprzedaży czynszowej czy refaktur z rejestru sprzedaży) wyznaczają koszty przypadające na poszczególne grupy lokali. Efektem końcowym takiego przetwarzania jest przesłanie gotowej faktury kosztowej (w odpowiednim podziale na rodzaje kosztów i budynki) do księgowego rejestru zakupów.
Księgowość
Księgowość
- elastyczny plan kont, definiowalny strukturalnie przez użytkownika,
- automatyczne księgowania sprzedaży związanej z eksploatacją lokali na odpowiednie konta księgowe, z elastycznym mechanizmem konfiguracji dekretacji,
- system wydruków umożliwiający uzyskanie niezbędnych informacji z kont księgowych (np. na poszczególne budynki/nieruchomości),
- automatyczne i ręczne parowanie rozrachunków (zapłat) z kontrahentami,
- analizy rozrachunków pod kątem należności i wierzytelności,
- automatyczne księgowania z innych modułów (np. kasy, wyciągów bankowych, rejestrów zakupu i sprzedaży, itd.),
- umożliwia różnorakie automatyczne rozksięgowania z kont (np. kosztów ogólnych na budynki, lokale, osiedla, rodzaje lokali, itp.) na inne konta wg wybranych lub zdefiniowanych samodzielnie w szablonach zasad,
- umożliwia importy dokumentów z innych systemów FK, gospodarki materiałowej, płac, itd., na życzenie użytkownika,
- wykonuje wszelkie zestawienia wymagane przez systemy FK typu analizy szczegółowe kont, rozrachunków, obrotów i sald, dziennika księgowania itp. oraz umożliwia tworzenie dowolnych szablonów wydruków kosztów i przychodów (w tym wyników wybranych działalności i bilansu, wykorzystania funduszu remontowego, itp.) definiowanych przez użytkownika,
- moduł potrafi efektywnie przetwarzać dokumenty o bardzo dużej liczbie pozycji.
Kasa
Kasa
- prowadzenie wielu kas jednocześnie,
- możliwość konfigurowania prostych i złożonych operacji kasowych, definiujących konta księgowe,
- możliwość przyjmowania wpłat kartami płatniczymi, z uwzględnieniem specyfiki ich dekretacji,
- wydruki dowodów i raportów kasowych, z uwzględnieniem tytułów i form płatności,
- obsługa skanera kodów kreskowych.
WYCIĄGI BANKOWE
WYCIĄGI BANKOWE
- możliwość konfigurowania prostych i złożonych operacji bankowych definiujących konta księgowe,
- możliwość importu przesłanych z banku wyciągów w formie elektronicznej,
- automatyczna dekretacja zapłat z kont wirtualnych (indywidualnych dla każdego lokalu i tytułu płatności),
- obsługa elektronicznych poleceń zapłaty w wielu bankach, w tym ING i PEKAO SA,
- wspomaganie księgowania dodatków mieszkaniowych w wyciągu, na podstawie aktualnych informacji o dodatkach z kartotek osobowych,
- wydruki wyciągów z podsumowaniami rodzajów operacji.
REJESTRY VAT i AUTOMATY KSIĘGOWE
REJESTRY VAT i AUTOMATY KSIĘGOWE
- ewidencja dokumentów zakupu,
- wystawianie rachunków, not księgowych, faktur i faktur korygujących,
- zgodność formy dokumentów z najnowszymi obowiązującymi przepisami,
- rejestry VAT z odpowiednimi podsumowaniami, umożliwiające sporządzenie deklaracji podatkowej VAT-7,
- definiowanie towarów i usług kupowanych i sprzedawanych,
- definiowanie schematów dekretacji poszczególnych typów kosztów i sprzedaży,
- elastyczny system szablonów księgowań dla rejestrów,
- system kontroli zapłat faktur zgodnie z przepisami o prawie do odliczania podatku VAT,
- szablony i automaty rozksięgowań kosztów na lokale, budynki, osiedla już na poziomie wprowadzania dokumentu zakupu,
- wydruki przelewów bankowych.
ŚRODKI TRWAŁE
ŚRODKI TRWAŁE
- szczegółowa ewidencja środków trwałych, w podziale na grupy, zgodnie z przepisami prawa,
- automatyczne tworzenie planów amortyzacji,
- automatyczne aktualizowanie planów amortyzacji po zmianie wartości środka trwałego,
- w pełni zautomatyzowane tworzenie miesięcznych odpisów amortyzacyjnych / umorzeniowych, z elastyczną konfiguracją ich dekretacji (w tym określenia, w ciężar których nieruchomości zaliczana jest amortyzacja danego środka),
- zestawienia obrazujące stan środków trwałych oraz zmiany w nim zachodzące w zadanym okresie.
WKŁADY i UDZIAŁY
WKŁADY i UDZIAŁY
- specjalny rodzaj kont księgowych w planie, posiadających oprócz jawnej analityki „kontrahent”, także drugą analitykę „lokal”,
- obsługa kont typu wkładów w dekretacji i rejestrze sprzedaży,
- wygodne narzędzie do przeglądania wkładów,
- specjalistyczne analizy i zestawienia, zarówno od strony osób, jak i zasobów lokalowych,
- wykorzystanie informacji o wkładach w innych modułach systemu (np. rejestrze członków).
ODSETKI
ODSETKI
- elastyczne definiowanie rejestrów odsetkowych (adekwatnie do rejestrów czynszowych),
- dowolność definiowania stóp procentowych,
- prostota naliczania odsetek dla lokali, w tym naliczanie masowe wg zadanych kryteriów,
- pomocnicze narzędzia odsetkowe (np. kalkulator odsetkowy),
- zestawienia i analizy operacji na koncie, analizy sald i zapłat odsetek naliczonych oraz upomnienia odsetkowe z możliwością edycji zastawień odsetek dla potrzeb sporządzania pozwów sądowych.
SPRAWY SĄDOWE
SPRAWY SĄDOWE
Moduł umożliwia analityczną ewidencję spraw oddanych do sądu lub komornika poprzez opisową rejestrację odpowiednich zdarzeń. Nr repertorium sprawy łączy ten moduł z częścią księgową tak, że na bieżąco można kontrolować salda konkretnej sprawy danego lokalu, nawet gdy jest na nim prowadzonych kilka spraw jednocześnie. Obciążeniami sprawy na ogół są: należność główna, odsetki zasądzone, koszty postępowania, koszty komornicze. Moduł oferuje zestawienia prowadzonych spraw wg zadanych kryteriów, pozwala zapoznać się z pełną historią przebiegu sprawy oraz integruje się z częścią księgową.
Sprawy GZM
Sprawy GZM
- przyjmowanie zleceń napraw według ich rodzaju,
- przydzielanie zleceń konserwatorom według ich specjalności,
- pełna ewidencja pracowników oraz rozliczanie przepracowanych przez nich godzin,
- import rozchodu materiałów (RW) dla poszczególnych zleceń z zewnętrznego programu gospodarki materiałowej,
- sporządzenie zestawienia niewykonanych prac i robót na budynkach w różnych przekrojach
- rozliczanie kosztów wykonanych robót (z uwzględnieniem typów robót oraz rodzajów kosztów: robocizny, materiałów, transportu, usług obcych itd.) i ich automatyczna dekretacja.
KORESPONDENCJA SERYJNA
KORESPONDENCJA SERYJNA
System umożliwia tworzenie szablonów dokumentów, które następnie można wykorzystywać w wielu modułach systemu SOL. Dokumenty mogą być automatycznie wypełniane danymi pobranymi z bazy danych, według różnorakich kryteriów (istnieje obecnie kilkadziesiąt różnych znaczników, które opisują informacje do pobrania z bazy danych i ich zbiór jest stale rozszerzany). Szablony można następnie wykorzystać w specjalistycznych wydrukach, np. w monitach o zaległościach z wyborem drukowania tylko dla użytkowników lokali z zaległością powyżej progu / powyżej liczby miesięcy. Nie jest konieczne posiadanie dodatkowych edytorów tekstów do tworzenia korespondencji seryjnej.
Sprawy członkowskie
Sprawy członkowskie
- prowadzenie pełnej ewidencji (w tym ustawowo wymaganego rejestru) członków spółdzielni mieszkaniowej oraz innych osób powiązanych z lokalem lub członkiem,
- ewidencja tytułów prawnych do lokali oraz lokali faktycznie użytkowanych,
- prowadzenie pełnej historii członkostwa i tytułów prawnych do lokalu każdej osoby zarejestrowanej w systemie członkowskim,
- automatyczne drukowanie informacji o zmianach dla innych działów spółdzielni,
- wielokryteriowe wydruki, np.: lista członków na dzień, listy grup członkowskich, tytuły prawne, statystyki, korespondencja seryjna, itp.,
- automatyczna aktualizacja kartotek modułu podstawowego danymi o osobach, udziałach, typie własności lokali i dacie objęcia lokalu.
MELDUNKI
MELDUNKI
- ewidencja osób zamieszkujących w lokalach,
- pełna historia zameldowań w danym lokalu,
- obsługa zameldowań stałych i czasowych,
- integracja z modułem podstawowym,
- przekrojowe wydruki i zestawienia.
OBIEG DOKUMENTÓW
OBIEG DOKUMENTÓW
Moduł ten umożliwia ewidencję i monitorowanie obiegu dokumentów w firmie. Dokumenty są wprowadzane poprzez skanowanie i nadawana jest im ścieżka obiegu między działami/pracownikami, z możliwościami tworzenia odpowiednich zapisów o zadaniach i ich realizacji. Moduł zawiera wewnętrzny system określający prawa dostępu do poszczególnych typów dokumentów, przeglądania i podejmowania decyzji co dalszego ich obiegu i postępowania. Dokumenty przechowywane są w układzie hierarchicznym, w podziale na działy i segregatory.
WYMIANY DANYCH
WYMIANY DANYCH
- eksport danych o lokalach i ich użytkownikach,
- eksport obciążeń czynszowych,
- eksport zapisów i obrotów księgowych,
- eksporty danych o licznikach mediów indywidualnych i węzłów ze zużyciami za wybrany okres,
- eksport zaliczek do firm rozliczających media,
- import obciążeń czynszowych ze zbioru zewnętrznego,
- import dekretów księgowych ze zbiorów zewnętrznych,
- import faktur kosztowych (np. za ciepło) od niektórych dostawców mediów.
SYSTEM UPRAWNIEŃ
SYSTEM UPRAWNIEŃ
- nadawanie indywidualnych haseł użytkownikom,
- ograniczanie dostępu użytkowników tylko do konkretnych modułów systemu, przy czym możliwe jest rozgraniczenie na uprawnienia wyłącznie do przeglądania danych i uprawnienia do ich modyfikacji,
- możliwe jest nadawanie użytkownikom uprawnień nawet do poszczególnych funkcji (okien) systemu, w przypadku gdyby rozgraniczanie uprawnień na poziomie modułów w danej sytuacji okazało się zbyt mało elastyczne i dokładne,
- można ograniczać działania użytkowników tylko do określonych typów lokali, np. w przypadku, gdy różne osoby zajmują się obsługą różnych typów lokali (mieszkalne, usługowe, garaże itd.),
- wybrani użytkownicy mogą mieć prawa administracyjne, czyli możliwość dodawania nowych użytkowników oraz nadawania / zmiany uprawnień.
PODGLĄD PRZEZ INTERNET
PODGLĄD PRZEZ INTERNET
Moduł ten udostępnia dane (przez przyznane indywidualne zaszyfrowane hasło) użytkownikom lokali przez przeglądarkę stron internetowych WWW. Są to m. in. dane dotyczące parametrów lokalu, obciążeń, stanu rozliczeń, sald, wystawionych faktur, płatności itp.
Ponadto istnieje możliwość udostępniania odbiorcom tą drogą faktur czynszowych lub za media oraz zawiadomień o wysokości opłat w formie dokumentów PDF.
FUNKCJE W PRZYGOTOWANIU
FUNKCJE W PRZYGOTOWANIU
Jedną z największych zalet Zintegrowanego Systemu Obsługi Lokali SOL jest jego elastyczność, czyli łatwość, z jaką może być zmieniany i dostosowywany do potrzeb konkretnego podmiotu. Dlatego też, na życzenie użytkownika, system może być wyposażony w szereg funkcji dodatkowych, które będą rozwiązywać konkretne problemy związane ze specyfiką funkcjonowania danego podmiotu. Mowa tutaj m. in. o wielorakich zestawieniach analitycznych i syntetycznych oraz wszelkiego rodzaju wydrukach. Uzgodnienia tego typu czynione są zwykle na etapie wdrożenia systemu.